Quy trình Onboarding — Tối ưu với Antigravity

Quản lý truy cập Google Forms để điền: vị trí, phòng ban, số lượng, yêu cầu, mức lương, ngày cần người. Form đã có sẵn các trường bắt buộc.

Apps Script kiểm tra thông tin đầy đủ, tạo mã yêu cầu tự động (ví dụ: REQ-2026-001) và ghi vào Sheet.

Hệ thống tự gửi email cho người có thẩm quyền, kèm tóm tắt nội dung yêu cầu tuyển dụng.

Đọc email tóm tắt, quyết định duyệt hoặc từ chối. Nếu từ chối phải ghi lý do.

Hệ thống tự tạo folder trên Drive (để lưu CV), cập nhật Sheet, và thông báo HCNS bắt đầu đăng tuyển.

Dán thông tin yêu cầu tuyển dụng vào Antigravity, nhờ soạn JD. AI sẽ tạo bản nháp gồm: mô tả công việc, yêu cầu, quyền lợi.

Đọc kỹ bản nháp, sửa cho phù hợp thực tế. Xác nhận với quản lý nếu cần. Đây là bước HCNS PHẢI DUYỆT — không dùng bản nháp AI trực tiếp.

Đăng JD đã duyệt lên các kênh. Ghi nhận vào Sheet: kênh nào, ngày đăng, link bài đăng.

Khi nhận CV, ghi lại nguồn (Facebook, TopCV, giới thiệu...) để biết kênh nào hiệu quả nhất.

Lưu CV vào đúng folder của vị trí tuyển. Đặt tên file: CV_HoTen_ViTri.pdf

Upload CV vào Antigravity, nhờ trích xuất: họ tên, email, số điện thoại, kinh nghiệm, học vấn, kỹ năng. Kết quả dán vào Sheet.

Kiểm tra email hoặc số điện thoại trên Sheet xem ứng viên đã từng nộp chưa. Apps Script có thể tự làm bước này.

Dán thông tin CV + yêu cầu tuyển dụng vào Antigravity. AI sẽ so sánh từng tiêu chí: đạt / chưa rõ / không đạt, kèm bằng chứng cụ thể từ CV.

Dựa trên kết quả so sánh, HCNS quyết định: Đạt (chuyển quản lý xem), Không đạt (ghi lý do), hoặc Lưu lại (tiềm năng cho vị trí khác).

Quản lý xem bản tóm tắt hồ sơ (do AI soạn, HCNS đã duyệt). Quyết định: phỏng vấn / từ chối / chờ.

Tạo sự kiện trên Google Calendar, mời ứng viên + người phỏng vấn. Ghi rõ vị trí, vòng phỏng vấn, link họp (nếu online).

Dán thông tin vị trí + tóm tắt hồ sơ vào Antigravity. AI soạn 6-8 câu hỏi phù hợp kèm gợi ý đánh giá.

Sau buổi phỏng vấn, mỗi người điền phiếu đánh giá (Google Form). Ai nấy điền riêng, không xem của nhau trước.

Nếu sau 24 giờ chưa có phiếu → nhắc người phỏng vấn. Sau 48 giờ → báo HCNS trưởng.

Dán tất cả phiếu đánh giá vào Antigravity. AI tổng hợp: điểm mọi người đồng ý, điểm khác nhau, câu hỏi cần làm rõ. Gửi cho quản lý.

Quản lý xem bản tổng hợp + phiếu gốc → quyết định: tuyển / từ chối / phỏng vấn thêm. Ghi lý do.

Xác định mức lương, phụ cấp, ngày bắt đầu. Kiểm tra trong ngân sách đã được duyệt.

Gửi email xin duyệt cho người có thẩm quyền. Không gửi offer khi chưa được duyệt.

Dán thông tin offer đã duyệt vào Antigravity. AI soạn thư mời. HCNS đọc kỹ: đúng tên, đúng vị trí, đúng lương, đúng ngày. Tuyệt đối kiểm tra không nhầm thông tin người khác.

Gửi qua email. Ghi vào Sheet: ngày gửi, thời hạn trả lời. Theo dõi: ứng viên đồng ý / thương lượng / từ chối.

Khi ứng viên đồng ý, tạo checklist trên Sheet gồm: IT chuẩn bị máy tính, Admin chuẩn bị bàn làm việc, HCNS chuẩn bị hợp đồng, quản lý chọn người hướng dẫn.

HCNS xác nhận ứng viên đến đúng ngày. Nếu không đến → ghi lý do.

Ngay khi nhân sự mới bắt đầu, tạo nhắc trên Calendar cho các mốc đánh giá. Apps Script có thể tự tạo.

Quản lý điền phiếu đánh giá (Google Form): hiệu quả công việc, thái độ, khả năng học hỏi. HCNS bổ sung thông tin tuân thủ nội quy.

Dán tất cả phiếu đánh giá từ các mốc vào Antigravity. AI tổng hợp xu hướng (cải thiện hay giảm), điểm mạnh, điểm cần cải thiện.

Dựa trên bản tổng hợp, cùng quyết định: Chính thức / Gia hạn thử việc / Không đạt. Ghi rõ lý do và ngày hiệu lực.

Dán số liệu từ Sheet (số hồ sơ, nguồn, tỷ lệ đạt...) vào Antigravity. AI tạo báo cáo gọn gàng gửi ban điều hành.